Datenschutzerklärung

für die Shopify-App „Retention: Cashback & Upsell“ · Stand: 21. Oktober 2026

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1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die in Abschnitt 5 beschriebenen Verarbeitungen ist:

Primus-Marketing | Daniel Schöller (Marke „Retention“)
Im Grohenstück 13
65396 Walluf
Deutschland

Telefon: +49 174 2416495
E-Mail für Datenschutzanfragen und Support: support@retention.de
Weitere Angaben: Impressum

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen dafür (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) nicht vorliegen. Wenden Sie sich bei allen Fragen zum Datenschutz bitte an die oben genannte Adresse.

2. Geltungsbereich und Begriffe

Diese Erklärung gilt für die Shopify-App „Retention: Cashback & Upsell“ (im Folgenden „App“). Händler installieren die App über den Shopify App Store in ihrem Shopify-Shop. Die App bietet:

• ein Cashback-Programm: Für Bestellungen wird ein Prozentsatz des Warenwerts nach einer Wartezeit als Shopify-Shopguthaben gutgeschrieben;
• Angebote direkt nach dem Kauf (Post-Purchase-Seite und Bestellbestätigungsseite) mit Guthaben-Bonus oder Rabatt;
• ein Empfehlungsprogramm (Kunden werben Kunden) mit Guthaben für beide Seiten;
• Guthaben-Aktionen für Kundengruppen (z. B. Dankeschön für Stammkunden);
• Anzeigen im Onlineshop (Hinweis auf der Produktseite, Bestellbestätigung, Kundenkonto);
• Statistiken für den Händler und eine optionale Anbindung an Klaviyo.

„Händler“ ist der Betreiber eines Shopify-Shops, der die App installiert hat. „Shop-Kunden“ sind die Kundinnen und Kunden sowie Besucherinnen und Besucher dieses Shops. Für die Verarbeitung auf unserer Unternehmenswebsite retention.de gilt die dortige Datenschutzerklärung.

3. Unsere Rollen nach der DSGVO

Für Daten von Shop-Kunden entscheidet der Händler über Zwecke und Mittel: Er installiert die App, schaltet Funktionen ein oder aus und legt fest, wie hoch das Cashback ist, ob es ein Empfehlungsprogramm gibt und ob Klaviyo angebunden wird. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich, um die App für den Händler bereitzustellen, und nur nach seinen Weisungen. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), den wir Händlern zur Verfügung stellen. Shop-Kunden finden Informationen zur Verarbeitung ihrer Daten daher vorrangig in der Datenschutzerklärung des jeweiligen Shops. Diese Erklärung beschreibt ergänzend, was die App technisch tut.

4. Was wir nicht tun

• Wir speichern keine Zahlungsdaten (Karten, Konten, Zahlungsarten), keine Liefer- oder Rechnungsadressen und keine Telefonnummern von Shop-Kunden.
• Wir speichern keine IP-Adressen und keine Geräte- oder Browserkennungen von Shop-Besuchern.
• Die App setzt im Onlineshop keine Cookies, keine Werbe- oder Analyse-Pixel und kein geräteübergreifendes Tracking ein.
• Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter.
• Wir führen Daten verschiedener Shops nicht zusammen und bilden keine shopübergreifenden Profile.
• Wir nutzen Daten von Shop-Kunden nicht für eigene Zwecke, insbesondere nicht für eigene Werbung oder zum Trainieren von KI-Modellen.

5. Datenverarbeitung bei Händlern (wir als Verantwortlicher)

5.1 Installation, Anmeldung und Betrieb der App

Bei der Installation erteilt der Händler der App über Shopify Zugriffsrechte. Wir verarbeiten dabei:

• Shop-Domain (z. B. beispiel.myshopify.com), Shop-Name, Shop-Währung und Zeitzone;
• die von Shopify ausgestellten Zugriffsschlüssel (Access Tokens) für die Shopify-Schnittstellen und die gewährten Berechtigungen;
• die Einstellungen in der App (z. B. Cashback-Satz, Wartezeit, Mindestbestellwert, Gestaltung der Anzeigen, Angebote, Empfehlungs- und Aktionseinstellungen);
• technische Angaben zur Nutzung der Admin-Oberfläche, soweit sie für die Anmeldung erforderlich sind. Die Anmeldung erfolgt über Shopify (Sitzungs-Token). Namen oder E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden des Händlers speichern wir dabei nicht.

Zweck: Bereitstellung der App gemäß dem Nutzungsvertrag. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Soweit Mitarbeitende des Händlers betroffen sind, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).

5.2 Tarif und Abrechnung

Die Abrechnung erfolgt ausschließlich über Shopify (Shopify Billing). Wir erhalten von Shopify den gewählten Tarif, den Status des Abonnements und das Ende einer Testphase. Um die Tarifgrenze zu prüfen, fragen wir bei Shopify die Anzahl der Bestellungen des laufenden Monats ab (nur eine Zahl, keine Bestelldetails). Zahlungsdaten des Händlers erhalten wir nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.3 Support und Kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, den Inhalt Ihrer Anfrage und gegebenenfalls Ihre Shop-Domain, um die Anfrage zu bearbeiten. E-Mails werden bei unserem Anbieter ALL-INKL.COM in Deutschland gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage den Vertrag betrifft, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Wir löschen Anfragen, wenn sie abschließend bearbeitet sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. für Geschäftsbriefe nach § 257 HGB und § 147 AO bis zu 6 bzw. 10 Jahre).

5.3a Wochenreport

Ist der Wochenreport aktiv, sendet die App montags eine E-Mail mit zusammengefassten Kennzahlen (ohne Kundendaten) an die vom Händler angegebene Adresse bzw. die E-Mail-Adresse des Shops. Versand über unser Postfach bei ALL-INKL.COM. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Abbestellen jederzeit in den Einstellungen der App.

5.4 Klaviyo-Zugangsschlüssel

Verbindet der Händler sein Klaviyo-Konto, speichern wir dessen privaten Klaviyo-API-Schlüssel und den Kontonamen. Der Schlüssel wird verschlüsselt (AES-256-GCM) gespeichert und nur für die vom Händler gewünschte Übermittlung genutzt (Abschnitt 7). Trennt der Händler die Verbindung oder deinstalliert er die App, wird die Übermittlung beendet.

5.5 Server-Protokolle

Beim Aufruf der App und bei Nachrichten von Shopify (Webhooks) entstehen technische Protokolle (Zeitpunkt, aufgerufener Pfad, Statuscode, Antwortzeit, Fehlermeldungen, interne Vorgangsnummern wie Bestellnummern). IP-Adressen werden in den Protokollen nicht gespeichert. Zweck sind der sichere Betrieb, die Fehleranalyse und der Schutz vor Missbrauch. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Protokolle sind größenbegrenzt und werden automatisch fortlaufend überschrieben. In der Regel sind sie nach wenigen Tagen, spätestens nach 30 Tagen gelöscht.

6. Datenverarbeitung bei Shop-Kunden (im Auftrag des Händlers)

Die folgenden Verarbeitungen finden nur statt, soweit der Händler die jeweilige Funktion nutzt. Die Daten stammen aus dem Shopify-Shop des Händlers (über die Shopify-Schnittstellen und Webhooks) oder entstehen bei der Nutzung der App-Funktionen.

6.1 Cashback auf Bestellungen

Bei jeder bezahlten Bestellung übermittelt Shopify die Bestellung an die App. Gespeichert werden:

• Shopify-Kunden-ID, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse;
• Bestell-ID, Bestellnummer, Bestellzeitpunkt, Bestellwert, Währung, Warenwert als Grundlage des Cashbacks, verwendete Rabattcodes;
• Versand- und Zustellstatus (für den Beginn der Wartezeit), Stornierungen und Erstattungen (zur Kürzung des Cashbacks);
• Cashback-Buchungen (vorgemerkt, gutgeschrieben, gekürzt, verfallen) und die Kennung der Shopguthaben-Buchung bei Shopify.

Nach Ablauf der Wartezeit bucht die App das Cashback als Shopify-Shopguthaben auf das Kundenkonto. Das Guthaben selbst wird von Shopify verwaltet. Je nach Einstellung des Händlers verschickt Shopify dabei eine Benachrichtigung an den Kunden.

6.2 Eingelöstes Guthaben

Um zu verhindern, dass auf bereits mit Guthaben bezahlte Beträge erneut Cashback anfällt, und für die Statistik des Händlers liest die App bei Shopify aus, wie viel Shopguthaben in einer Bestellung eingesetzt wurde, sowie den aktuellen Guthabenstand.

6.3 Angebote nach dem Kauf

Nach einer Bestellung kann die App auf der Post-Purchase-Seite oder der Bestellbestätigungsseite ein Zusatzangebot anzeigen. Gespeichert werden, ob ein Angebot angezeigt, angenommen oder abgelehnt wurde, mit Bezug zur Bestellung, sowie der Umsatz des angenommenen Angebots. Für Angebote mit Rabatt legt die App in Shopify einen Rabattcode an. Ein angenommenes Angebot wird über ein Attribut an der Bestellung erkannt.

6.4 Anzeigen auf der Bestellbestätigungsseite und im Kundenkonto

Auf der Bestellbestätigungsseite und im Kundenkonto zeigt die App dem angemeldeten Kunden sein Cashback, seinen Guthabenstand, den nächsten Gutschrifttermin und gegebenenfalls seinen Empfehlungslink. Die Erweiterung ruft diese Angaben mit einem von Shopify signierten Sitzungs-Token ab. Übertragen werden dabei nur die Kunden- bzw. Bestellkennung, keine weiteren Daten. Der Cashback-Hinweis auf der Produktseite verarbeitet keine personenbezogenen Daten.

6.5 Empfehlungsprogramm (falls aktiviert)

• Empfehlungscode: Für Kunden wird ein persönlicher Code (z. B. ANNA-K5C8) und ein Empfehlungslink erzeugt.
• Aufruf eines Empfehlungslinks: Öffnet jemand einen Link mit ?ref=CODE, speichert der Browser über eine Einbettung im Theme ausschließlich den Code, den Zeitpunkt des Aufrufs und das Datum der letzten Zählung für bis zu 30 Tage im lokalen Speicher des Browsers (localStorage, Schlüssel _retention_ref). Der Code wird außerdem als verstecktes Attribut am Warenkorb abgelegt, damit die Empfehlung der Bestellung zugeordnet werden kann. Zusätzlich wird der Aufruf über die Shop-Domain (/apps/retention/…) an die App gemeldet und für die Statistik des Händlers gezählt. Gespeichert werden dabei nur der Code und der Zeitpunkt, je Browser und Code höchstens einmal pro Tag. Unbekannte Codes werden verworfen.
• Empfehlungsbestellung: Bei einer Bestellung mit Code speichern wir, wer wen empfohlen hat (Kunden-IDs, E-Mail-Adresse der geworbenen Person), die Bestellung und den Status der Belohnungen.
• Missbrauchsschutz: Die App prüft nach festen Regeln, ob eine Belohnung zusteht: keine Selbstempfehlung (Abgleich von Kunden-ID und E-Mail-Adresse), Neukundenstatus der geworbenen Person, Monatslimit des Händlers sowie keine Stornierung oder Erstattung bis zum Ende der Widerrufsfrist (siehe Abschnitt 13).
• Gutschrift: Nach der Wartezeit wird beiden Seiten Shopguthaben gutgeschrieben.

Speicherung im Browser: Das Speichern und Auslesen des Codes im Browser dient ausschließlich dazu, die vom Nutzer über den Empfehlungslink ausdrücklich gewünschte Empfehlung zuzuordnen. Nach unserer Einschätzung ist es daher nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig. Der Händler kann die Einbettung jederzeit im Theme-Editor deaktivieren oder in sein Einwilligungsmanagement einbinden. Ohne die Einbettung erkennt die App Empfehlungen nur über die Einstiegsseite der Bestellung (?ref=), die Shopify ohnehin an der Bestellung speichert.

6.6 Guthaben-Aktionen

Der Händler kann Kundengruppen ein Bonus-Guthaben schenken oder an vorhandenes Guthaben erinnern lassen, zum Beispiel ein Dankeschön an Stammkunden oder eine Rückgewinnungsaktion. Dafür fragt die App bei Shopify Kundensegmente ab. Kriterien sind etwa die Anzahl der Bestellungen, das Datum der letzten Bestellung oder ein vorhandenes Guthaben. Gespeichert werden die Aktion, die Empfänger (Kunden-ID), der Betrag, das Ergebnis der Gutschrift und der Zeitpunkt des letzten Bonus. Der Zeitpunkt sorgt für eine Sperrfrist, damit niemand zu oft beschenkt wird.

6.6b Regeln, VIP-Stufen und Bonus-Anlässe

• VIP-Stufen: Für die Stufe liest die App bei einer Bestellung den bisherigen Gesamtumsatz des Kunden bei Shopify aus und speichert den Namen der erreichten Stufe.
• Geburtstags-Bonus: Gibt ein Kunde im Kundenkonto freiwillig seinen Geburtstag an, speichert die App nur Tag und Monat (kein Jahr) und das Jahr des letzten Bonus. Rechtsgrundlage ist die Teilnahme am Bonusprogramm (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Angabe ist freiwillig.
• Bewertungs-Bonus: Bindet der Händler eine Bewertungs-App an, übermittelt diese bei einer neuen Bewertung E-Mail-Adresse, Bewertung (Sterne) und Produkt an die App. Die App prüft, ob der Kunde im Shop gekauft hat, und schreibt gegebenenfalls Guthaben gut. Der Bewertungstext wird nicht gespeichert.
• A/B-Tests: Bei Tests von Upsell-Angeboten wird je Checkout gespeichert, welche Variante angezeigt wurde – ohne Kundenbezug.
• Shopify Flow: Nutzt der Händler Shopify Flow, meldet die App Ereignisse (z. B. „Cashback gutgeschrieben“) mit Kunden-ID und Betrag an Flow im Shop des Händlers und führt die Flow-Aktion „Bonus-Guthaben gutschreiben“ aus.

6.6a Übernahme von Guthaben aus einer anderen App

Wechselt der Händler von einer anderen App, kann er eine Exportdatei (CSV) mit E-Mail-Adresse oder Kunden-ID, Guthabenstand, Währung und gegebenenfalls Ablaufdatum hochladen. Die App ordnet die Zeilen den Shopify-Kunden zu und schreibt das Guthaben als Shopguthaben gut. Gespeichert werden je Zeile Kennung, Betrag und Ergebnis. E-Mail-Adressen werden 90 Tage nach Abschluss des Imports gelöscht. Die Datei selbst wird nicht gespeichert.

6.7 Produktanalyse („häufig zusammen gekauft“)

Für Upsell-Empfehlungen wertet die App aus, welche Produkte in einem Shop gemeinsam gekauft werden. Dafür speichert sie je Bestellung die Bestellnummer, den Zeitpunkt, die enthaltenen Produkt-IDs, den Bestellwert und die Position der Bestellung in der Kaufhistorie (z. B. Erstkauf) sowie eine pseudonymisierte Kundenkennung. Diese ist ein mit einem geheimen Schlüssel gebildeter Prüfwert, aus dem sich Name oder E-Mail nicht ablesen lassen. Damit wertet die App für den Händler aus, mit welchen Einstiegsprodukten Kunden wiederkaufen (Produkt-Kohorten). Bei der Installation werden dazu einmalig die Bestellungen der letzten 60 Tage eingelesen. Diese Daten werden nach 180 Tagen gelöscht. Empfohlen wird ein Produkt anhand dieser Häufigkeiten für die jeweilige Bestellung, nicht anhand eines Kundenprofils.

6.8 Statistiken für den Händler

Aus den oben genannten Vorgängen führt die App ein Ereignisprotokoll und berechnet Tageswerte, etwa Umsatz mit Guthaben, Einlösequote, Wiederkaufrate und Ergebnisse von Angeboten, Empfehlungen und Aktionen. Die Auswertungen sind nur für den jeweiligen Händler sichtbar. Sie dienen der Erfolgsmessung des Programms, nicht der Werbung gegenüber einzelnen Personen.

6.9 Rechtsgrundlage bei Shop-Kunden

Die Verarbeitung erfolgt im Auftrag des Händlers. Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Verhältnis zwischen Händler und Kunde. In der Regel ist das Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Cashback- bzw. Empfehlungsprogramms als Teil des Kaufvertrags bzw. der Programmbedingungen des Händlers) und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Händlers an Kundenbindung und Missbrauchsschutz). Die Bereitstellung der Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne sie kann jedoch kein Cashback und keine Empfehlungsprämie gutgeschrieben werden.

7. Klaviyo-Anbindung (nur auf Wunsch des Händlers)

Verbindet der Händler die App mit seinem eigenen Klaviyo-Konto, übermittelt die App Ereignisse an dieses Konto, damit der Händler zum Beispiel E-Mails wie „Ihr Cashback ist da“ versenden kann. Übermittelt werden:

• E-Mail-Adresse, Vorname und Shopify-Kunden-ID (als externe Kennung);
• bei Bestell-Ereignissen die gekauften Produkte (Name, Variante, Menge, Preis, Bild, Link), der Bestellwert und der Link zur Bestellstatusseite sowie Shopname und Shop-Link;
• Ereignisse wie Cashback Reserved, Cashback Released, Cashback Reduced, Credit Expiring, Empfehlungs-, Aktions- und Erinnerungsereignisse, jeweils mit Betrag, Währung, Bestellnummer und Daten (z. B. Gutschrift- oder Ablaufdatum);
• Profilwerte: offenes und bisher erhaltenes Cashback, nächstes Gutschriftdatum, Shopguthaben, Währung, Empfehlungscode und Empfehlungslink;
• optional die Aufnahme in eine vom Händler gewählte Klaviyo-Liste. Eine Newsletter-Einwilligung wird dabei nicht gesetzt.

Klaviyo ist ein Dienstleister des Händlers. Die Verarbeitung in Klaviyo richtet sich nach dem Vertrag zwischen dem Händler und Klaviyo. Für den Versand werden die Ereignisse kurzzeitig in einer Warteschlange in der App gespeichert und 30 Tage nach dem Versand gelöscht.

8. Rechtsgrundlagen im Überblick

9. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

Innerhalb unseres Unternehmens haben nur die Personen Zugriff, die die App betreiben und betreuen. Externe Empfänger sind:

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, etwa an Behörden oder Gerichte. Händler erhalten auf Anfrage eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter. Über Änderungen informieren wir Händler vorab.

10. Übermittlung in Drittländer

Die App selbst speichert alle Daten in Deutschland. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR kann entstehen,

• durch Shopify: Shopify verarbeitet Daten nach eigenen Angaben auch in Kanada (für Kanada besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission) und in den USA und stützt Übermittlungen auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw. das EU-US Data Privacy Framework;
• durch Klaviyo, wenn der Händler die Anbindung aktiviert. Klaviyo ist nach eigenen Angaben nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und setzt zusätzlich Standardvertragsklauseln ein.

Trotz dieser Garantien kann das Datenschutzniveau in Drittländern von dem der EU abweichen. Beispielsweise können Behörden dort unter Umständen auf Daten zugreifen.

11. Speicherdauer und Löschung

Die App verarbeitet die von Shopify vorgeschriebenen Datenschutz-Anfragen automatisch: Auskunftsersuchen (customers/data_request), Löschung von Kundendaten (customers/redact) und Löschung aller Shop-Daten (shop/redact).

12. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO ein, insbesondere:

• Verschlüsselung aller Verbindungen mit TLS (HTTPS); die Datenbank ist nicht aus dem Internet erreichbar;
• Netzwerk-Firewall beim Hosting-Anbieter: Von außen sind nur HTTPS und der gesicherte Administrationszugang erreichbar;
• Server in einem Rechenzentrum in Deutschland mit Zutrittskontrolle; Administrationszugang nur per SSH-Schlüssel, Passwort-Anmeldung deaktiviert;
• automatische Sicherheitsupdates des Betriebssystems;
• Datenbank auf einem verschlüsselten Datenträger (LUKS2, AES-XTS 512 Bit); zusätzlich verschlüsselte Speicherung von Zugangsschlüsseln Dritter (AES-256-GCM);
• Prüfung der Signatur jeder Nachricht von Shopify (HMAC) und jedes Aufrufs aus dem Shop (Sitzungs-Token bzw. App-Proxy-Signatur);
• Datenminimierung: nur die für die Funktionen nötigen Shopify-Berechtigungen, keine Zahlungs- oder Adressdaten;
• strikte Trennung der Daten je Shop;
• tägliche, verschlüsselte Datensicherungen (AES-256) mit 14 Tagen Aufbewahrung;
• Protokollierung von Administrationszugriffen auf den Server und dokumentierter Notfallplan für Sicherheitsvorfälle.

13. Automatisierte Entscheidungen

Ob Cashback oder eine Empfehlungsprämie gutgeschrieben wird, entscheidet die App nach den festen, vom Händler eingestellten Regeln (z. B. Mindestbestellwert, Wartezeit, Kürzung bei Erstattung, Regeln zum Missbrauchsschutz im Empfehlungsprogramm). Eine Profilbildung findet dabei nicht statt. Diese Entscheidungen betreffen freiwillige Vorteile des Händlers. Nach unserer Einschätzung entfalten sie keine rechtliche Wirkung und beeinträchtigen nicht in ähnlicher Weise erheblich im Sinne von Art. 22 DSGVO. Unabhängig davon können sich Betroffene jederzeit an den Händler wenden, um eine Entscheidung durch einen Menschen überprüfen zu lassen.

14. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf:

• Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung (Art. 17 DSGVO);
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO);
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe Abschnitt 15);
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Shop-Kunden wenden sich bitte an den jeweiligen Händler, denn er ist verantwortlich. Erreicht uns eine Anfrage direkt, leiten wir sie unverzüglich an den Händler weiter und unterstützen ihn bei der Erfüllung. Händler erreichen uns unter support@retention.de.

15. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

16. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden
datenschutz.hessen.de

17. Hinweise für Händler

Als Verantwortlicher für die Daten Ihrer Kunden sollten Sie:

• mit uns den Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen (Anfrage an support@retention.de);
• Ihre Datenschutzerklärung um das Cashback-, Empfehlungs- und gegebenenfalls Klaviyo-Programm ergänzen. Ein Vorschlag folgt unten;
• die Programmbedingungen (Höhe, Wartezeit, Verfall, Kürzung bei Retouren, Empfehlungsregeln) für Ihre Kunden verständlich veröffentlichen;
• prüfen, ob Sie das Empfehlungs-Tracking in Ihr Einwilligungsmanagement aufnehmen möchten.

Textvorschlag für die Datenschutzerklärung Ihres Shops

18. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App, die eingesetzten Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils unter retention.de/cashback-upsell-datenschutz veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir Händler vorab.

Stand: 21. Oktober 2026

Privacy Policy

for the Shopify app “Retention: Cashback & Upsell” · Last updated: 21 October 2026

DeutschEnglish

This is a translation for convenience. In case of doubt, the German version prevails.

1. Controller and contact

The controller under the General Data Protection Regulation (GDPR) for the processing described in section 5 is:

Primus-Marketing | Daniel Schöller (brand “Retention”)
Im Grohenstück 13
65396 Walluf
Germany

Phone: +49 174 2416495
Email for privacy requests and support: support@retention.de
More details: Imprint

We have not appointed a data protection officer because the legal requirements (Art. 37 GDPR, Sec. 38 BDSG) are not met. Please send any privacy questions to the address above.

2. Scope and definitions

This policy applies to the Shopify app “Retention: Cashback & Upsell” (the “App”). Merchants install the App in their Shopify store via the Shopify App Store. The App provides:

• a cashback program: a percentage of the order’s merchandise value is credited as Shopify store credit after a waiting period;
• post-purchase offers (post-purchase page and order status page) with a credit bonus or discount;
• a referral program with store credit for both sides;
• store credit campaigns for customer groups (e.g. a thank-you for loyal customers);
• storefront displays (product page note, order status page, customer account);
• statistics for the merchant and an optional integration with Klaviyo.

The “merchant” is the operator of a Shopify store that has installed the App. “Shop customers” are the customers and visitors of that store. Our company website retention.de is covered by its own privacy policy.

3. Our roles under the GDPR

The merchant determines the purposes and means of processing shop customer data. The merchant installs the App, turns features on or off and decides the cashback rate, whether there is a referral program and whether Klaviyo is connected. We process this data only to provide the App to the merchant and only on the merchant’s instructions, under a data processing agreement (DPA) that we make available to merchants. Shop customers should therefore primarily refer to the privacy policy of the respective store. This policy additionally explains what the App does technically.

4. What we do not do

• We store no payment details (cards, accounts, payment methods), no shipping or billing addresses and no phone numbers of shop customers.
• We store no IP addresses and no device or browser identifiers of shop visitors.
• The App sets no cookies, no advertising or analytics pixels and no cross-device tracking on the storefront.
• We do not sell personal data or share it with third parties for advertising.
• We do not combine data across shops or build cross-shop profiles.
• We do not use shop customer data for our own purposes, in particular not for our own advertising or to train AI models.

5. Processing of merchant data (we as controller)

5.1 Installation, login and operation

When installing the App, the merchant grants access rights through Shopify. We process:

• shop domain (e.g. example.myshopify.com), shop name, shop currency and time zone;
• access tokens issued by Shopify for the Shopify APIs and the granted scopes;
• the settings made in the App (e.g. cashback rate, waiting period, minimum order value, display design, offers, referral and campaign settings);
• technical information on the use of the admin interface as required for login. Login is handled by Shopify (session tokens). We do not store names or email addresses of the merchant’s staff.

Purpose: providing the App under the terms of use. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (contract). Where the merchant’s staff are concerned: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in secure operation).

5.2 Plan and billing

Billing is handled exclusively by Shopify (Shopify Billing). Shopify provides us with the selected plan, the subscription status and the end of any trial. To check the plan limit we request the number of orders in the current month from Shopify (a single number, no order details). We do not receive the merchant’s payment details. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.

5.3 Support and communication

If you contact us by email or phone, we process your contact details, the content of your request and, where applicable, your shop domain to handle the request. Emails are stored with our provider ALL-INKL.COM in Germany. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR where the request concerns the contract, otherwise Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in answering requests). We delete requests once they are resolved, unless statutory retention obligations apply (e.g. up to 6 or 10 years for business correspondence under German commercial and tax law).

5.3a Weekly report

If the weekly report is enabled, the App sends an email with aggregated figures (no customer data) every Monday to the address provided by the merchant or the store's email address, via our mailbox at ALL-INKL.COM. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR. It can be turned off at any time in the App settings.

5.4 Klaviyo API key

If the merchant connects a Klaviyo account, we store the merchant’s private Klaviyo API key and account name. The key is stored encrypted (AES-256-GCM) and used only for the transfer the merchant has requested (section 7). If the merchant disconnects Klaviyo or uninstalls the App, the transfer stops.

5.5 Server logs

Calls to the App and messages from Shopify (webhooks) create technical logs (time, requested path, status code, response time, error messages, internal references such as order numbers). IP addresses are not stored in these logs. The purpose is secure operation, debugging and abuse prevention. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR. Logs are size-limited and continuously overwritten, usually within a few days and no later than 30 days.

6. Processing of shop customer data (on behalf of the merchant)

The following processing only takes place if the merchant uses the respective feature. The data comes from the merchant’s Shopify store (via the Shopify APIs and webhooks) or arises from the use of the App’s features.

6.1 Cashback on orders

For each paid order, Shopify sends the order to the App. We store:

• Shopify customer ID, first and last name, email address;
• order ID, order number, order time, order value, currency, merchandise value as the basis for cashback, discount codes used;
• fulfillment and delivery status (to start the waiting period), cancellations and refunds (to reduce cashback);
• cashback ledger entries (reserved, credited, reduced, expired) and the ID of the store credit transaction at Shopify.

After the waiting period, the App credits the cashback as Shopify store credit to the customer account. The store credit itself is managed by Shopify. Depending on the merchant’s settings, Shopify notifies the customer.

6.2 Redeemed store credit

To avoid cashback on amounts already paid with store credit, and for the merchant’s statistics, the App reads from Shopify how much store credit was used in an order and the current balance.

6.3 Post-purchase offers

After an order, the App may show an additional offer on the post-purchase page or the order status page. We store whether an offer was viewed, accepted or declined, with reference to the order, and the revenue of an accepted offer. For offers with a discount, the App creates a discount code in Shopify. An accepted offer is recognised via an attribute on the order.

6.4 Order status page and customer account

On the order status page and in the customer account, the App shows the logged-in customer their cashback, store credit balance, next credit date and, where applicable, their referral link. The extension requests this information with a session token signed by Shopify. Only the customer or order ID is transmitted, no other data. The cashback note on the product page processes no personal data.

6.5 Referral program (if enabled)

• Referral code: a personal code (e.g. ANNA-K5C8) and a referral link are created for customers.
• Opening a referral link: when someone opens a link with ?ref=CODE, a theme embed stores only the code, the time of the visit and the date it was last counted in the browser’s local storage (key _retention_ref) for up to 30 days. The code is also added as a hidden cart attribute so that the referral can be matched to the order. In addition, the visit is reported to the App via the shop domain (/apps/retention/…) and counted for the merchant’s statistics. Only the code and the time are stored, at most once per browser and code per day. Unknown codes are discarded.
• Referral order: for an order with a code we store who referred whom (customer IDs, email address of the referred person), the order and the status of the rewards.
• Abuse prevention: the App checks fixed rules to decide whether a reward is due: no self-referral (matching customer ID and email address), new-customer status of the referred person, the merchant’s monthly limit, and no cancellation or refund before the end of the withdrawal period (see section 13).
• Credit: after the waiting period, both sides receive store credit.

Browser storage: storing and reading the code in the browser serves solely to attribute the referral that the user explicitly requested by opening the referral link. In our assessment it is therefore permitted without consent under Sec. 25(2) no. 2 of the German TDDDG. The merchant can disable the embed in the theme editor at any time or include it in their consent management. Without the embed, the App detects referrals only via the order’s landing page (?ref=), which Shopify stores with the order anyway.

6.6 Store credit campaigns

The merchant can give a bonus credit to customer groups or remind them of existing credit, for example a thank-you to loyal customers or a win-back campaign. To do this, the App queries customer segments from Shopify. Criteria include the number of orders, the date of the last order or an existing credit balance. We store the campaign, the recipients (customer ID), the amount, the result of the credit and the time of the last bonus. The time of the last bonus enforces a cooldown so that nobody receives a bonus too often.

6.6b Rules, VIP tiers and bonus occasions

• VIP tiers: to determine the tier, the App reads the customer's total spend from Shopify when an order is placed and stores the name of the tier reached.
• Birthday bonus: if a customer voluntarily enters their birthday in the customer account, the App stores only day and month (no year) and the year of the last bonus. The legal basis is participation in the bonus program (Art. 6(1)(b) GDPR). Providing it is voluntary.
• Review bonus: if the merchant connects a review app, that app sends the email address, rating (stars) and product to the App when a new review is posted. The App checks whether the customer has purchased in the store and credits store credit if so. The review text is not stored.
• A/B tests: for tests of upsell offers, the App stores which variant was shown per checkout – without customer reference.
• Shopify Flow: if the merchant uses Shopify Flow, the App reports events (e.g. “cashback credited”) with customer ID and amount to Flow in the merchant's store and runs the Flow action “grant bonus credit”.

6.6a Importing credit from another app

If the merchant switches from another app, it can upload an export file (CSV) with email address or customer ID, balance, currency and, where applicable, expiry date. The App matches the rows to Shopify customers and credits the balance as store credit. For each row, the identifier, amount and result are stored. Email addresses are deleted 90 days after the import is completed. The file itself is not stored.

6.7 Product analysis (“frequently bought together”)

For upsell recommendations, the App analyses which products are bought together in a store. For each order it stores the order number, the time, the product IDs it contains, the order value, the order’s position in the customer’s purchase history (e.g. first purchase) and a pseudonymised customer key. This is a value derived with a secret key that does not reveal the name or email. It lets the App show the merchant which entry products lead to repeat purchases (product cohorts). On installation, the orders of the last 60 days are imported once for this purpose. This data is deleted after 180 days. A product is recommended for an order based on these frequencies, not on a customer profile.

6.8 Statistics for the merchant

From the operations above, the App keeps an event log and calculates daily figures, such as revenue with store credit, redemption rate, repeat purchase rate and the results of offers, referrals and campaigns. These figures are visible only to the respective merchant. They measure the program’s performance and are not used to advertise to individuals.

6.9 Legal basis for shop customers

The processing is carried out on behalf of the merchant. The legal basis depends on the relationship between merchant and customer. It is usually Art. 6(1)(b) GDPR (performance of the cashback or referral program as part of the purchase contract or the merchant’s program terms) and otherwise Art. 6(1)(f) GDPR (the merchant’s legitimate interest in customer loyalty and abuse prevention). Providing the data is neither legally nor contractually required, but without it no cashback or referral reward can be credited.

7. Klaviyo integration (only at the merchant’s request)

If the merchant connects the App to their own Klaviyo account, the App sends events to that account so that the merchant can, for example, send emails such as “Your cashback has arrived”. The following is transferred:

• email address, first name and Shopify customer ID (as external ID);
• for order events, the purchased products (name, variant, quantity, price, image, link), the order value and the order status page link, plus shop name and URL;
• events such as Cashback Reserved, Cashback Released, Cashback Reduced, Credit Expiring, plus referral, campaign and reminder events, each with amount, currency, order number and dates (e.g. credit or expiry date);
• profile properties: open and lifetime cashback, next credit date, store credit balance, currency, referral code and referral link;
• optionally, addition to a Klaviyo list chosen by the merchant. This does not set any newsletter consent.

Klaviyo is a service provider of the merchant, and processing in Klaviyo is governed by the merchant’s agreement with Klaviyo. For sending, events are temporarily stored in a queue in the App and deleted 30 days after sending.

8. Legal bases at a glance

9. Recipients and sub-processors

Within our company, only the people who operate and maintain the App have access. External recipients are:

Beyond this, we only disclose data where we are legally required to, for example to authorities or courts. Merchants receive a current list of sub-processors on request, and we inform merchants of changes in advance.

10. Transfers to third countries

The App itself stores all data in Germany. Transfers outside the EU/EEA may occur:

• through Shopify: according to Shopify, data is also processed in Canada (covered by an EU adequacy decision) and in the USA, with transfers based on the EU Commission’s Standard Contractual Clauses or the EU-US Data Privacy Framework;
• through Klaviyo, if the merchant enables the integration. According to Klaviyo, it is certified under the EU-US Data Privacy Framework and additionally uses Standard Contractual Clauses.

Despite these safeguards, the level of data protection in third countries may differ from that in the EU. For example, authorities there may be able to access data.

11. Retention and deletion

The App automatically handles the privacy requests required by Shopify: data requests (customers/data_request), deletion of customer data (customers/redact) and deletion of all shop data (shop/redact).

12. Security

We use technical and organisational measures under Art. 32 GDPR, in particular:

• TLS encryption (HTTPS) for all connections; the database is not reachable from the internet;
• network firewall at the hosting provider: from outside, only HTTPS and the secured administrative access are reachable;
• servers in a German data centre with access control; administrative access only via SSH key, password login disabled;
• automatic operating system security updates;
• database on an encrypted volume (LUKS2, AES-XTS 512-bit); additionally, encrypted storage of third-party access keys (AES-256-GCM);
• signature verification of every message from Shopify (HMAC) and every request from the storefront (session token or app proxy signature);
• data minimisation: only the Shopify permissions the features need, no payment or address data;
• strict separation of data per shop;
• daily encrypted backups (AES-256) kept for 14 days;
• logging of administrative server access and a documented security incident response plan.

13. Automated decisions

Whether cashback or a referral reward is credited is decided by the App according to fixed rules set by the merchant (e.g. minimum order value, waiting period, reduction on refund, abuse-prevention rules in the referral program). No profiling takes place. These decisions concern voluntary benefits offered by the merchant. In our assessment, they do not produce legal effects or similarly significant effects within the meaning of Art. 22 GDPR. Data subjects can nevertheless contact the merchant at any time to have a decision reviewed by a person.

14. Your rights

Under the GDPR you have the right to:

• access the data stored about you (Art. 15 GDPR);
• rectification of inaccurate data (Art. 16 GDPR);
• erasure (Art. 17 GDPR);
• restriction of processing (Art. 18 GDPR);
• data portability in a common, machine-readable format (Art. 20 GDPR);
• object to processing (Art. 21 GDPR, see section 15);
• withdraw consent with effect for the future (Art. 7(3) GDPR).

Shop customers should contact the respective merchant, who is the controller. If a request reaches us directly, we forward it to the merchant without delay and support them in fulfilling it. Merchants can reach us at support@retention.de.

15. Right to object under Art. 21 GDPR

16. Right to lodge a complaint

You have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority, in particular in the member state of your habitual residence, place of work or place of the alleged infringement (Art. 77 GDPR). The authority responsible for us is:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Hessian Commissioner for Data Protection and Freedom of Information)
Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, Germany
datenschutz.hessen.de

17. Information for merchants

As the controller of your customers’ data, you should:

• conclude the data processing agreement with us (request via support@retention.de);
• add the cashback, referral and, if used, Klaviyo program to your store’s privacy policy. A suggested text is in the German section 17;
• publish clear program terms for your customers (amount, waiting period, expiry, reduction on returns, referral rules);
• consider whether to include referral tracking in your consent management.

18. Changes to this policy

We update this policy when the App, our service providers or the legal situation change. The version published at retention.de/cashback-upsell-datenschutz applies. We inform merchants of material changes in advance.

Last updated: 21 October 2026